Правильная подготовка эксурсии — это залог успеха её проведения и гарантия инетереса со стороны туристов.

Подготовка экскурсий проводится в несколько этапов: выбор темы экскурсии, создание экскурсии под выбранную тему, подготовка экскурсовода для проведения экскурсии.

Выбор темы экскурсии зависит от потенциального спроса, конкретного заказа или целенаправленного создания «банка» экскурсий. Тема экскурсии должна объединять все объекты посещения в единое целое.

Подготовка экскурсии проводится творческой группой, состав которой зависит от темы экскурсии. Здесь могут быть привлечены работники музеев, галерей, научных, специализированных туристско-экскурсионных организаций и т. д..

Работа начинается с подбора материала по теме и его изучения, отбора объектов показа, а также накопление знаний по всем разделам темы.

При обработке материалов по теме целесообразно составить библиографию литературных и других источников, а также использовать архивные материалы, рассказы участников событий и очевидцев, кинохронику и др..

Важным этапом создания экскурсии является правильный подбор объектов показа.

Объектами экскурсий могут быть:

— Места, связанные с историческими событиями;

— Природные объекты и заповедники;

— Здания и сооружения;

— Мемориальные памятники и комплексы;

— Объекты, связанные с жизнью и творчеством выдающихся личностей;

— Памятники искусства;

— Экспозиции музеев, картинных галерей, выставок, технические экспонаты;

— Археологические памятники.

При большом количестве таких объектов необходимо обратить внимание на их правильный отбор с учетом познавательной ценности, важности, содержания, функционального назначения, безопасности и др..

Экскурсия не должна быть перегружена большим количеством посещаемых объектов, так как это увеличивает ее длительность и уменьшает интерес туристов. Оптимальная продолжительность экскурсии по городу составляет 2-3 часа, при этом с интересом воспринимается не более 15-20 экскурсионных объектов.

При подготовке экскурсии целесообразно составить паспорт на каждый объект, в который должны быть внесены название объекта, события, связанные с этим объектом и даты, когда происходили эти события, местонахождение, источника информации об объекте и данные об авторах объекта, безопасность при его посещении, фотографии и видеосъемки и другие данные.

Процесс создания экскурсии также включает в себя разработку экскурсионного маршрута, текста экскурсии, методики проведения, разработку и изготовление демонстрационного материала (фото, плакаты), калькуляцию затрат и расчет цены на экскурсионную услугу, утверждение экскурсии в установленном порядке, рекламу экскурсионного маршрута.

При пробном обходе или объезде маршрута экскурсовод обязан ознакомиться с планом расположения улиц и площадей, места стоянок транспортных средств, местонахождения объекта и площадки для наилучшего показа, провести хронометраж маршрута и др..

После пробного обхода или объезда утверждается контрольный текст экскурсии, на основе которого экскурсовод готовит индивидуальный текст, а также различные варианты данной экскурсии.

На основе контрольного текста, индивидуального текста экскурсовода, контрольного обхода или объезда, хронометража маршруту, составляется паспорт экскурсионного маршрута и все эти документы вместе подаются на заседание методической комиссии. Методическая комиссия принимает материалы и путем открытого защиты на методическом совете экскурсоводом, который принимал участие в разработке экскурсии, утверждает экскурсионный маршрут.